I consigli per ottimizzare lo Smart Working e restare produttivi

Lo Smart Working oggi è diventato un punto di svolta chiave per fronteggiare l’emergenza Coronovirus e continuare la propria attività lavorativa da casa.

Smart Working: come sfruttarlo al meglio?

Con lo Smart Working ogni processo di lavoro cambia e si passa dal management basato sulla presenza, al management basato sui risultati raggiunti.

Attivare all’improvviso questo nuovo modo di lavorare, non è semplice per tutti, a volte può creare confusione ed essere fonte di stress.
Ma ci sono diversi consigli da seguire – distribuiti in questi giorni da imprenditori, giornalisti, istituzioni, riviste e agenzie di stampa – per sfruttare al meglio lo Smart Working, ottimizzarlo e, persino, aumentare la propria produttività.

Lavorare da casa porta molti vantaggi per dipendenti e aziende ma, se non sai organizzarti al meglio, ottimizzare tempi, spazi e risorse può rivelarsi un fallimento.
Per questo motivo oggi vogliamo darti qualche consiglio pratico per gestire al meglio le tue ore di lavoro da remoto.

Crisi e opportunità: come rendere produttivo lo Smart Working

Ecco un vademecum con consigli pratici per gestire al meglio il tuo Smart Working:

• Pensa al futuro

Questa crisi finirà, quindi la cosa migliore che puoi fare oggi è prepararti al futuro.
Non pensare alle occasioni perse, ma a quelle che arriveranno.
Mantieni i rapporti con i clienti e cercane di nuovi, segui corsi di formazione online e webinar per aggiornarti e conoscere nuovi strumenti di lavoro. 

• Resta produttivo

Sfrutta la tecnologia per stabilire obiettivi condivisi, fissare appuntamenti, svolgere videocall di lavoro, partecipare a riunioni online.
Scopri le App più utilizzate per le videochimate di lavoro.
Fare il punto della situazione con il team, condividere le attività, definire gli obiettivi e i risultati raggiunti è importantissimo.

• Gestisci bene il tuo tempo

Stila una to-do-list per tutte le attività da smarcare durante la giornata.
Quando si lavora fuori ufficio gli orari sono più flessibili, ma questo non significa essere operativi h24, ecco perché è importante pianificare ogni attività lavorativa e personale, porre limiti alla propria reperibilità, concedersi breve pause e scegliere il momento di inizio e di fine dell’attività lavorativa.
L’importante è che ci sia una routine.
Fissa l’ora del caffè, quella del meeting quotidiano, quella della chiamata al cliente etc. interrompersi continuamente sarebbe controproducente.

• Resta connesso al Team

Non solo riunioni di lavoro, anche la socialità tra colleghi è importante.
Interagisci con il tuo Team, ad esempio durante la pausa caffè, continuate a festeggiare ricorrenze e compleanni.
Queste interazioni favoriscono le dinamiche di Team Building e, di conseguenza, la condivisione di progetti.

• Gli strumenti giusti

Condividi il tuo lavoro e scegli i tool giusti, da Google Drive a Google Docs, perfetti se stai lavorando a un progetto condiviso.
Altri strumenti che permettono di creare liste con le attività da svolgere, decidere la loro priorità, caricare file, stabilire obiettivi etc. sono Trello o ActivCollab.

• Concentrati!

Il rischio dello Smartworking, ciò che preoccupa ogni imprenditore è la distrazione, la dispersione e la perdita di tempo.
Ogni progetto va sviluppato e portato a termine.
Quanto ti distrai? Ci sono App in grado di dirtelo.
Applicazioni, da scaricare su Pc o Smartphone che misurano la tua produttività, ad esempio Time Traker.

• Scadenze e progetti

Trova il giusto equilibrio tra il lavoro svolto attraverso la tecnologia da casa e la tua routine quotidiana.
Non è necessario essere sempre connessi e reperibili per fare bene il proprio lavoro, ciò che conta è organizzarsi, prepararsi una scaletta giornaliera (per ordine di importanza e urgenza), fissare gli obiettivi da raggiungere e portare a termine scadenze e progetti prestabiliti.

• Please, Do Not Disturb!

Uno degli aspetti più complicati dello smart working tra le mura domestiche è riuscire a separare nettamente il lavoro dalla vita privata.
Il primo passo per riuscirci è decidere in quale stanza o spazio lavorerai e allestirla come se fosse il tuo vero ufficio.

• Crea la tua zona di comfort

Ricreare in casa uno spazio ad hoc dedicato al lavoro è fondamentale, aiuta a tenere alta la concentrazione, a lavorare in comodità e a mantenere la produttività.
Lavorare in una situazione comoda e confortevole è infatti una condizione necessaria per essere produttivi.

• Non lavorare in pigiama

Ok lavorare in pigiama è bello, soprattuto i primi giorni di Smart Working da casa, ma poi potrebbe diventare motivo di pigrizia e perdita di concentrazione. Cerca di non lasciarti andare, prenditi cura della tua persona e del tuo benessere fisico anche da casa.

• Quello che non hai mai avuto tempo di fare 

Quanti lavori hai rimandato perché “Non abbiamo tempo!”?
Ora è il tempo giusto per rifare il tuo sito web, aprire un E-commerce, curare meglio le tue pagine Social, sistemare il tuo archivio, scoprire nuovi strumenti digitali utili per la tua attività, riordinare idee e progetti etc.

• Più produttività

Alcuni studi ci dicono che chi ha la possibilità di gestire autonomamente il proprio lavoro e il proprio tempo in maniera flessibile, aumenta la quantità e soprattutto la qualità del suo lavoro.
Quando porti a termine un progetto importante, condividi i risultati raggiunti con il tuo team: il senso di soddisfazione è molto importante per ogni performance e stimolerà gli altri a fare meglio con un conseguente aumento di produttività.

Queste sono tutte le best practice per ottimizzare lo smart working da casa e bilanciare vita privata e vita lavorativa, fondamentale sia per i lavoratori che per le aziende.
Trasformiamo questa crisi in opportunità e prepariamoci a ripartire con uno spirito diverso.