I consigli per ottimizzare lo Smart Working e restare produttivi

Lo Smart Working oggi è diventato un punto di svolta chiave per fronteggiare l’emergenza Coronovirus e continuare la propria attività lavorativa da casa.

Smart Working: come sfruttarlo al meglio?

Con lo Smart Working ogni processo di lavoro cambia e si passa dal management basato sulla presenza, al management basato sui risultati raggiunti.

Attivare all’improvviso questo nuovo modo di lavorare, non è semplice per tutti, a volte può creare confusione ed essere fonte di stress.
Ma ci sono diversi consigli da seguire – distribuiti in questi giorni da imprenditori, giornalisti, istituzioni, riviste e agenzie di stampa – per sfruttare al meglio lo Smart Working, ottimizzarlo e, persino, aumentare la propria produttività.

Lavorare da casa porta molti vantaggi per dipendenti e aziende ma, se non sai organizzarti al meglio, ottimizzare tempi, spazi e risorse può rivelarsi un fallimento.
Per questo motivo oggi vogliamo darti qualche consiglio pratico per gestire al meglio le tue ore di lavoro da remoto.

Crisi e opportunità: come rendere produttivo lo Smart Working

Ecco un vademecum con consigli pratici per gestire al meglio il tuo Smart Working:

Pensa al futuro

Questa crisi finirà, quindi la cosa migliore che puoi fare oggi è prepararti al futuro.
Non pensare alle occasioni perse, ma a quelle che arriveranno.
Mantieni i rapporti con i clienti e cercane di nuovi, segui corsi di formazione online e webinar per aggiornarti e conoscere nuovi strumenti di lavoro.

Resta produttivo

Sfrutta la tecnologia per stabilire obiettivi condivisi, fissare appuntamenti, svolgere videocall di lavoro, partecipare a riunioni online.
Scopri le App più utilizzate per le videochimate di lavoro.
Fare il punto della situazione con il team, condividere le attività, definire gli obiettivi e i risultati raggiunti è importantissimo.

Gestisci bene il tuo tempo

Stila una to-do-list per tutte le attività da smarcare durante la giornata.
Quando si lavora fuori ufficio gli orari sono più flessibili, ma questo non significa essere operativi h24, ecco perché è importante pianificare ogni attività lavorativa e personale, porre limiti alla propria reperibilità, concedersi breve pause e scegliere il momento di inizio e di fine dell’attività lavorativa.
L’importante è che ci sia una routine.
Fissa l’ora del caffè, quella del meeting quotidiano, quella della chiamata al cliente etc. interrompersi continuamente sarebbe controproducente.

Resta connesso al Team

Non solo riunioni di lavoro, anche la socialità tra colleghi è importante.
Interagisci con il tuo Team, ad esempio durante la pausa caffè, continuate a festeggiare ricorrenze e compleanni.
Queste interazioni favoriscono le dinamiche di Team Building e, di conseguenza, la condivisione di progetti.

Gli strumenti giusti

Condividi il tuo lavoro e scegli i tool giusti, da Google Drive a Google Docs, perfetti se stai lavorando a un progetto condiviso.
Altri strumenti che permettono di creare liste con le attività da svolgere, decidere la loro priorità, caricare file, stabilire obiettivi etc. sono Trello o ActivCollab.

Concentrati!

Il rischio dello Smartworking, ciò che preoccupa ogni imprenditore è la distrazione, la dispersione e la perdita di tempo.
Ogni progetto va sviluppato e portato a termine.
Quanto ti distrai? Ci sono App in grado di dirtelo.
Applicazioni, da scaricare su Pc o Smartphone che misurano la tua produttività, ad esempio Time Traker.

Scadenze e progetti

Trova il giusto equilibrio tra il lavoro svolto attraverso la tecnologia da casa e la tua routine quotidiana.
Non è necessario essere sempre connessi e reperibili per fare bene il proprio lavoro, ciò che conta è organizzarsi, prepararsi una scaletta giornaliera (per ordine di importanza e urgenza), fissare gli obiettivi da raggiungere e portare a termine scadenze e progetti prestabiliti.

Please, Do Not Disturb!

Uno degli aspetti più complicati dello smart working tra le mura domestiche è riuscire a separare nettamente il lavoro dalla vita privata.
Il primo passo per riuscirci è decidere in quale stanza o spazio lavorerai e allestirla come se fosse il tuo vero ufficio.

Crea la tua zona di comfort

Ricreare in casa uno spazio ad hoc dedicato al lavoro è fondamentale, aiuta a tenere alta la concentrazione, a lavorare in comodità e a mantenere la produttività.
Lavorare in una situazione comoda e confortevole è infatti una condizione necessaria per essere produttivi.

Non lavorare in pigiama

Ok lavorare in pigiama è bello, soprattuto i primi giorni di Smart Working da casa, ma poi potrebbe diventare motivo di pigrizia e perdita di concentrazione. Cerca di non lasciarti andare, prenditi cura della tua persona e del tuo benessere fisico anche da casa.

Quello che non hai mai avuto tempo di fare

Quanti lavori hai rimandato perché “Non abbiamo tempo!”?
Ora è il tempo giusto per rifare il tuo sito web, aprire un E-commerce, curare meglio le tue pagine Social, sistemare il tuo archivio, scoprire nuovi strumenti digitali utili per la tua attività, riordinare idee e progetti etc.

Più produttività

Alcuni studi ci dicono che chi ha la possibilità di gestire autonomamente il proprio lavoro e il proprio tempo in maniera flessibile, aumenta la quantità e soprattutto la qualità del suo lavoro.
Quando porti a termine un progetto importante, condividi i risultati raggiunti con il tuo team: il senso di soddisfazione è molto importante per ogni performance e stimolerà gli altri a fare meglio con un conseguente aumento di produttività.

Queste sono tutte le best practice per ottimizzare lo smart working da casa e bilanciare vita privata e vita lavorativa, fondamentale sia per i lavoratori che per le aziende.
Trasformiamo questa crisi in opportunità e prepariamoci a ripartire con uno spirito diverso.